Sair
do operacional do dia a dia do negócio e passar a ser o seu gestor é o passo
mais fundamental para o crescimento
"Gerenciamento é substituir músculos por pensamentos, folclore
e superstição por conhecimento, e força por cooperação." (Peter Drucker)
A palavra gestão é muito
conhecida, porém, poucos praticam a gestão em seus negócios, principalmente
quando falamos em empresas pequenas ou médias, onde os dirigentes têm
dificuldade de perceber o momento de sair do operacional e realizar a gestão.
A base da gestão
administrativa está na capacidade que o gestor tem de utilizar todos os
recursos disponíveis para administrar o negócio de maneira organizada. Quando
falamos dos recursos disponíveis não estamos falando apenas dos membros da
empresa que realizam diretamente o trabalho ou dos equipamentos adquiridos, mas
também todos os indiretos, como contadores; empresas de TI; assessores e
consultores em geral.
Muitas vezes, por
necessidades que aparecem em algum momento, os dirigentes contratam terceiros e
não utilizam corretamente os seus serviços.
Mesmo com relação aos
colaboradores, as análises são superficiais e as contratações são feitas em
momentos de aumento de trabalho sem um diagnóstico de longo prazo, onde deveria
ser verificado se esse aumento tem a tendência de ser permanente ou é um pico
por circunstâncias extraordinárias – como a chegada de um novo projeto e a
necessidade de realizar análise de documentações para iniciar o trabalho. Num
momento de pânico, saímos contratando um ou mais colaboradores que, após esse
esforço inicial, são incorporados ao fluxo de trabalho.
Mesmo assim o gestor não consegue
se desligar do operacional, o que contribui para aumentar o caos, já que a
equipe não tem um caminho a seguir, nem uma supervisão que aponte melhores
formas de se trabalhar ou indicadores para ter metas claras de produtividade.
Aos poucos o trabalho que
deveria ser feito em equipe é individualizado e cada um começa a utilizar uma
forma de realizar suas tarefas diárias.
Para piorar a situação, a
pessoa que tem cada vez mais trabalho é o próprio gestor, que realiza todos de
forma superficial e se transforma num “apagador de incêndios” diário, tomando
decisões individuais o que causa mais confusão ao processo.
Essas decisões são confusas
e sem um padrão, fazendo com que as pessoas se sintam inseguras já que elas
podem ser modificadas sem coerência pois o gestor não sabe bem porque tomou a
decisão, ou a sua comunicação entre todos os membros é confusa e desorganizada.
Nenhuma política é definida
e todos tendem a solicitar o seu tempo a todo momento para resolver qualquer
coisa.
Isso só aumenta o estresse
de todos e o dirigente resolve contratar mais funcionários para dar conta do
trabalho, não percebendo que isso somente aumentará o seu trabalho, pois terá
mais pessoas para solicitarem as suas decisões.
O resultado disso será a
perda de prazos; entrega de trabalhos ruins, incompletos e sem padrão; perda de
clientes que se sentem desprotegidos ou abandonados; contratação de
funcionários que realizam trabalhos para os quais não foram contratados ou não
têm qualificação suficiente. Enfim, o caos total!
Para parar esse círculo
vicioso, o dirigente tem de ter a capacidade de perceber esse momento e
resolver mudar drasticamente ou seu dia a dia.
O passo inicial para
começar a resolver isso é o dirigente criar uma lista de tarefas diárias e começar
a separar aquelas que para ele são essenciais e aquelas que ele pode delegar.
Normalmente ele percebe que
realiza muitas tarefas que são totalmente delegáveis, porém, acredita que
perderá mais tempo em explicar como fazer do que se realizá-las diretamente ou
acredita que o seu pessoal não está qualificado, já que ele não criou um
programa de treinamento interno para capacitar e dar o seu padrão para todos.
Ele esquece que existem
tarefas que somente ele pode realizar e que elas estão sendo deixadas de lado –
como o contato com o cliente; a análise da produtividade; a criação de novas
teses ou novos serviços para serem apresentados; revisão ou criação de padrões
e a verificação de que todos os recursos disponíveis estão sendo bem
utilizados. Enfim, Gestão Administrativa.
É necessário ter uma rotina
diária para realizar tarefas que cabem somente ao dirigente. Criar horários de
atendimento para os membros da empresa e definir políticas genéricas para as
decisões do dia a dia para que todos saibam de antemão qual deve ser o caminho
a ser seguido.
Caso consiga quebrar aquele
círculo sozinho - muitas vezes, há necessidade da contratação de um consultor
externo que consiga dar uma certa ordem nesse caos -, começa a etapa de
definições das políticas macro, como a análise geral do mercado, propondo
objetivos e metas e estabelecendo os indicadores e procedimentos gerais do
negócio.
A tarefa não é fácil, já
que, preso na rotina do caos, o dirigente não percebe a armadilha que criou
para si e para o negócio.
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